Tagesberichte, Mängelmeldungen, Abnahmen, Begehungen: Im Rahmen von Bauprojekten müssen zahlreiche Vorgänge protokolliert werden. Dies sollte stets durchgängig, revisionssicher und rechtskonform erfolgen. In der Praxis führt diese Aufgabe zu einem hohen Aufwand – vor allem, wenn sie manuell durchgeführt wird. Es spricht daher vieles dafür, die Baudokumentation zu digitalisieren. Doch welche Lösungen stehen zu diesem Zweck zur Verfügung?

Viele Unternehmen führen ihre Baudokumentation immer noch händisch durch. Oft kommen hierbei Hilfsmittel wie Word-Formulare zum Einsatz, in welche die Notizen übernommen werden. Anschließend werden dann noch Fotos in Dateiverzeichnissen abgelegt oder in die Dokumente eingefügt. Die weitere Aufgabenzuweisung und Kommunikation erfolgt meist per E-Mail. Verfahrensweisen dieser Art verursachen einen enormen Aufwand. Zudem ist nicht sichergestellt, dass alle Beteiligten stets die relevanten Informationen erhalten. Auch im Hinblick auf den Status von Aufgaben, etwa bei der Mängelbehebung, fehlt es an Transparenz. All das spricht dafür, Stift, Papier und rudimentäre Tools durch professionelle Software für die Baudokumentation zu ersetzen.

Die moderne Baudokumentation kommt gänzlich ohne händische Notizen und aufwendige Datenübertragungen aus. Möglich machen dies mobile Apps, die auf Smartphones oder Tablets genutzt werden. Mit dem Endgerät lassen sich Vorgänge inklusive Fotos und Textkommentaren direkt vor Ort erfassen und in Plänen verorten (auch mit GPS-Unterstützung). Weiterhin ist es möglich, Aufgaben den betroffenen Projektpartnern zuzuordnen und ihnen die erforderlichen Informationen automatisch zuzusenden. Somit erübrigen sich zeitraubende Prozessschritte wie das manuelle Abtippen, Sortieren, Zuordnen und Versenden papiergebundener Notizen. Intuitive Eingabemasken, Assistenten, strukturierte Abfragen und vordefinierte Textbausteine sorgen zudem für eine komfortable und fehlerminimierte Datenerfassung.

Aus den erfassten Daten können Unternehmen darüber hinaus Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder auch Mahnungen generieren und diese anschließend automatisch per E-Mail an entsprechende projektbeteiligte Firmen verschicken. Dank eines Aufgabenmanagements mit Terminkalender lassen sich zudem Fristen überwachen. Idealerweise berücksichtigt die richtige Software dabei auch rechtliche Vorgaben, beispielsweise im Hinblick auf die VOB, und sorgt so für ein rechtssicheres Gewährleistungsmanagement.

Die einfachste und effizienteste Lösung für eine vollständige Baudokumentation bietet der Helmaufsatz DIGIBAU mit 360° Bildaufnahme von Open Experience. Der Helmaufsatz wird direkt über ein mobiles Gerät gesteuert und erfasst aus vorher definierten Positionen den kompletten Raum. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Bild direkt mit dem 3D-Modell des Objektes referenziert werden kann.

Dank neuester Technik ist der Helm ergonomisch und leicht, sodass die Bauarbeiter vor Ort ihn problemlos bei ihren täglichen Aufgaben tragen können. Die Echtzeitsynchronisation und der Datenaustausch mit dem Server ermöglichen Projektbeteiligten, die nicht vor Ort sind, eine ortsunabhängige Begehung der Baustelle. Bei entstanden Baumängeln sind oft vor Ort Termine von verschiedenen Fachexperten nötig, welche meist schwer zu koordinieren sind. Durch die tagesaktuelle 360°-Dokumentation der Baustelle entfällt dieser aufwendige Prozess und kann von allen Beteiligten aus der Ferne durchgeführt werden. DIGIBAU ermöglicht so eine kontinuierliche technische Zustandsfestlegung und eignet sich darüber hinaus auch für Arbeitssicherheitsbegehungen.

Der 360° Kamerahelm wurde im Rahmen des ESKIMO Forschungsprojekts im Praxiseinsatz getestet, weiterentwickelt und zur Marktreife gebracht. Während des Projektes wurde der Helm für die technische Qualitätssicherung eingesetzt. Die Kameras erkennen optische Abweichungen vom Soll-Zustand oder auch Unterschiede zum BIM-Modell. Sich daraus ergebende Mängelmeldungen werden automatisch erfasst und zugeordnet.

PAVE ist eine cloudbasierte Kollaborationsplattform und besteht aus mehreren Modulen, die flexibel kombiniert werden können. Ein besonders wichtiger Funktionsbaustein der BIM-konformen Lösung ist die Open Experience Baustellendokumentation. Dank der vollständigen Integration der Open Experience Module in PAVE können Nutzer Mängelmeldungen, Dokumentationen und Bautagesberichte mittels App direkt auf der Baustelle erfassen. Dies kann nicht nur online, sondern auch offline erfolgen.

Bei Mängeln lassen sich die erfassten Daten im Anschluss automatisch dem zuständigen Nachunternehmer zuordnen. Auftraggeber und Auftragnehmer können über die digitale Plattform effizient kommunizieren und den Fortschritt der Mängelbehebung einsehen.

Weiterhin unterstützt Open Experience das Anlegen mehrerer Mängelbücher. Es entstehen fehlerfreie Mängelauflistungen, die mit den definierten Fristen automatisch an jeden betroffenen Subunternehmer in Form einer PDF-Datei gesendet werden. Wird das Objekt im Anschluss vermietet oder verkauft, kann PAVE für die Dokumentation des Zustands, die Übergabe sowie die Due Diligence und Transaktion verwendet werden.

In Summe wird deutlich, dass eine digitale Baudokumentation zahlreiche Vorzüge bietet. So senkt PAVE den Arbeitsaufwand deutlich, indem sie die Datenerfassung vereinfachen, Doppelarbeiten eliminieren, Missverständnisse abbauen und die Kommunikation verbessern.

Weiteres zum Thema:

ESKIMO Forschungsprojekt: https://pmgnet.de/eskimo/

Open Experience DIGIBAU 360° Kamerahelm: https://openexperience.de/de/products/digibau-360-grad-dokumentation

PAVE Modulübersicht: https://pmgnet.de/wp-content/uploads/2022/12/PAVE-Moduluebersicht_Dezember-2022.pdf