Die Zukunft der Anwaltskanzlei ist digital

Für einfache Transaktionen & mandantenbezogenes Corporate-Data-Storing

Der Begriff Legal Tech ist in aller Munde. Aber weshalb produziert dieses neue Segment so selbstbewusst eine neue Unternehmung oder Innovation nach der anderen?

Das hat zum einen mit Sicherheit damit zu tun, dass der Kostendruck auf Wirtschaftskanzleien zunehmend steigt.  In Folge dessen, dass die Unternehmen vermehrt die Transaktionen im eigenen Team durchführen und damit erheblich Honorare bei den unterschiedlich strukturierten M&A-Deals einsparen. Damit wächst der Druck auf Kanzleien, sich neu zu positionieren, indem innovativ an neuen Service- und Dienstleistungsprodukten gearbeitet wird. Mit dem erklärten Ziel, Kunden langfristig zu binden, die Effizienz in der Zusammenarbeit mit Mandanten zu steigern und die kognitiven Gräben zwischen Mensch und Software immer mehr zu schließen.

Legal Tech
Wie die Digitalisierung die Rechtsberatung verändert

Due Diligence

so einfach wie nie zuvor

Mit unserem neu designten Datenraum war es noch nie so einfach, einen Due-Diligence-Prozess abzuwickeln. Die neue Oberfläche wurde intuitiver, smarter und leistungsfähiger. Immer mit dem Ziel, die Zusammenarbeit über Grenzen zu vereinfachen und die Due Diligence mit neuen Funktionalitäten und effizienten Workflows weiter zu beschleunigen. Der beste Deal steht in enger Abhängigkeit eines perfekten Deal-Managements und der Maximierung aller Werte – von Beginn an.  

Bei der Evaluierung eines Anbieters sollte das Augenmerk speziell auf folgende Kriterien gelenkt werden: 

  • Geschwindigkeit – sowohl in Bezug auf die Einrichtung des Datenraums, als auch in bezug auf die Ansicht/Ladezeiten
  • Rechtevergabe – detaillierte Rechtestrukturen sind unabdingbar für ein schnelleres Closing und weniger Handlingaufwand
  • Supportleistungen & Tools für den schnellstmöglichen Datenupload – bevor der Datenraum geöffnet wird
  • Zugang von jedem Endgerät mit mobilen Applikationen 
  • Funktionalitäten und Module, die den Deal wesentlich beschleunigen (automatische Indexierung, interner Viewer für alle Dokumente, Q&A-Modul uvm.)

Sichere Zusammenarbeit

mit Mandanten
Meeting

Die Zusammenarbeit mit Unternehmen und anderen Parteien ist oftmals mit Risiken und Ineffizienz behaftet. Geschuldet dadurch, dass große Datenmengen anfallen, eine erhebliche Vielzahl an unterschiedlichsten Dokumententypen verarbeitet werden müssen und die Entfernungen in einem breiten Empfängerkreis den Austausch an Informationen erschweren. Ein Datenraum kann in diesem Zusammenhang nicht nur den sicheren Datenaustausch gewährleisten, es lassen sich auch automatische Workflows starten, die den Dokumentenfluß in strukturierten Bahnen lenken. Unternehmen erhalten Zugriff auf eine gemeinsame, einheitliche Datenbasis, die konstant um Verträge, Schriftsätze und gesellschaftsrechtliche Dokumente erweitert werden kann und die nach Bedarf durch die Kanzlei bearbeitet wird. Effektiver und sicherer als per E-Mail, da keine Anhänge versendet und alle Dokumente unmittelbar kategorisiert und strukturiert abgelegt werden.

Ihre digitalen Vorteile

Strukturierte Ablage großer Datenmengen

hochsicherer und schneller Datenaustausch


standortübergreifende Zusammenarbeit

revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten


Einhaltung von Datenschutzvorgaben

kostengünstige Aufbewahrung (Speicherplatz anstatt Regalmetern)


Vom digitalen Posteingang

bis zum digitalen Postausgang

In der Kanzlei von morgen wird der Posteingang ebenso wie der Postausgang idealerweise aus digitalen Dokumenten bestehen. Der Workflow um dies zu erreichen, könnte für Sie wie folgt aussehen.

01

Posteingang sortieren und digitalisieren

Zunächst scannen Sie Ihre Papierdokumente mittels eines Multifunktionskopierers oder eines Scanners. Am sinnvollsten sind hierbei Geräte, die auch Papierstapel verarbeiten (ADF - Automatic Document Feeder) und dabei automatisch beide Seiten einscannen (Duplex-Scan). Stellen Sie beim Scannen sicher, dass Sie ein originalgetreues Abbild Ihrer Papierdokumente erzeugen. Wenn Sie direkt bei der Erfassung Ihrer Dokumente eine Texterkennung (OCR) einsetzen, erleichtert Ihnen das später die Weiterverarbeitung. Wollen Sie ihr gesamtes Papierarchiv digitalisieren, dann hilft Ihnen unser Schwesterunternehmen die CDS GmbH hierbei gerne weiter.
02

E-Akte in der Cloud

Bei umfangreichen Akten und einer großen Anzahl von Akten sollten Sie ein modernes Dokumentenmanagement System nutzen. Den sicheren Datenaustausch mit Ihren Mandanten managen Sie dabei einfach über unser revisionssicheres Dokumentenmanagement.
03

Digitale Signatur

Beim digitalen Postausgang sollten Sie die volle Kontrolle behalten. Signieren Sie im Zweifel alle Dokumente, die Sie ansonsten handschriftlich unterschreiben würden, qualifiziert elektronisch. Der Ablauf für Sie als Anwender ist dabei denkbar einfach. Beziehen Sie ein Signaturzertifikat und signieren damit qualifiziert Ihre Dokumente und Verträge.
04

Downloadlink anstatt unsicherer Versand mit Anhang

Verzichten sollten Sie auf den Versand mit Anhang. Über unsere Cloud-Lösung können Sie einfach per Informationsmail einen Downloadlink für eine oder mehrere Dateien an interne oder externe Partner senden. Der Empfänger erhält nur Zugriff auf die ausgewählten Dateien. Der Zugriff ist zudem zeitlich begrenzt. Durch eine Check-in/Check-out-Funktion stellt unser Dokumentenmanagement sicher, dass es immer nur eine gültige Version einer Datei gibt. Überholte Versionen archiviert die Plattform, so dass Sie Ihnen immer noch zur Verfügung stehen.
05

E-Akte revisionssicher archivieren

Auch bei der elektronischen Aktenführung gilt für Sie die verschiedenen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Alle Dokumente und Prozesse sind für Sie auf unserer Cloud-Plattform automatisch revisionssicher archiviert.
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Stephan Seidenberger
PMG | Head of Sales
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