Case Study:

Interne Richtlinien von Implenia schreiben den Einsatz einer Software für die dokumentierte, firmenübergreifende Bereitstellung von Bauunterlagen vor. „Je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto sinnvoller ist es, auf einen Projektraum zu setzen“, berichtete Andreas Tiedtke, Niederlassungsleiter bei der Implenia AG.
Implenia gehört zu den ersten Kunden von PMG. Das Unternehmen war bereits Pilotkunde beim Schwesterunternehmen CDS GmbH und kannte es als zuverlässigen Partner. Als dann der PMG- und CDS Geschäftsführer Mike Riegler den PMG Projektraum vorstellte, entschied sich die Implenia für den PMG Projektraum.

Die IT-Abteilung von Implenia hatte zunächst Bedenken hinsichtlich des Datenschutz, aber PMG konnte sie von ihrem hohen Sicherheitsniveau überzeugen. Für die Cloud-Lösung erfolgen Entwicklung, Hosting und Support ausschließlich in Deutschland. Das Rechenzentrum ist ISO 27001-zertifiziert. Der PMG Projektraum trägt die Gütesiegel „Software Made in Germany“ und „Software Hosted in Germany“.

An einem Großprojekt sind oft schon konzernintern über 20 Personen aus verschiedenen Abteilungen und Niederlassungen beteiligt. „Wir müssen gewährleisten, dass jeder zur gleichen Zeit den gleichen Informationsstand hat und auf die gleichen Daten zugreifen kann. Deshalb haben wir für unsere Projekte eine einheitliche Datenstruktur. So findet sich jeder schnell zurecht“, erklärte Theodor Sprick, Kaufmännischer Senior Projektleiter bei der Implenia. Auch externe Partner bindete Implenia so transparent ein. Große Dateien konnten die Projektraumnutzer einfach per Drag-und-Drop-Funktion oder als ZIP in den Projektraum einstellen. „So sparen wir Zeit und Kosten“, freute sich Theodor Sprick.
Zusätzlich sendete der PMG Projektraum automatisch eine Informationsmail an vordefinierte Verteiler, wenn bestimmte Plantypen eingestellt wurden. Dadurch war ein einheitlicher und aktueller Informationsstand aller Beteiligten stets gewährleistet. „Der PMG Projektraum ist einfacher zu bedienen, als andere Projekträume, die ich kenne“, erklärte Maruan Akil, Technischer Junior Projektleiter bei der Implenia AG.

Damit bei dieser großen Anzahl von Dateien die Übersichtlichkeit bestehen blieb, hatte PMG eine Verzeichnisstruktur gemäß den Wünschen von Implenia angelegt. Zudem unterstützte ein Planschlüssel die Nutzer dabei, Dateien ins richtige Verzeichnis einzustellen. Sie konnten nur Dateien hochladen, die den Vorgaben entsprachen. Der Projektraum speicherte die Dateien anhand einer Benennung automatisch in das korrekte Verzeichnis. Zudem konnten die Nutzer immer eindeutig die aktuellste Datei identifizieren.

Alle Aktionen im Projektraum erfasste der PMG Projektraum revisionssicher. So konnte Implenia im Bedarfsfall jederzeit nachvollziehen, wann welcher Nachunternehmer neue Informationen und Baupläne erhalten hatte.

Nach der erfolgreichen Fertigstellung eines Bauvorhabens nutzte Implenia den Archivmodus des Projektraumes für die Gewährleistungsphase.