Bei der Evaluation von Projekträumen, war die beste Cloud-Lösung für einen effizienten Datenaustausch gesucht. Nach einer Marktanalyse und Präsentationen der Hersteller entschied sich die wbg, zwei Pilotprojekte zu starten. Für eines der Projekte wählte die wbg den Projektraum der PMG Projektraum Management GmbH aus. „An dem PMG Projektraum gefällt uns die intuitive Bedienung und die Möglichkeit, eine individuelle Ordnerstruktur festzulegen“, erklärt Wolfgang Müller, Projektingenieur aus dem Geschäftsbereich Technischer Service und Projektsteuerung bei der wbg Nürnberg. „Zudem hatte ein neuer Kollege bei seinem vorherigen Arbeitgeber gute Erfahrungen mit dem PMG Projektraum gesammelt.“

Für das Bauvolumen NOW (Nord-Ost-Wohnen) wurden bis zu 1.500 Leistungsverzeichnisse von der wbg an die Bieter verschickt. Je nach E-Mail-Provider bestand früher oft das Problem, dass E-Mails nicht ankamen, da die Dateianhänge zu groß waren. Mit dem Kommunikationsmodul des PMG Projektraums versendete Wolfgang Müller ein E-Mail mit Downloadlink an Bieter. Über den Link gelangen diese direkt zum Downloadbereich der Anwendung. „Der Versand von Informationen verläuft mit dem Kommunikationsmodul des PMG Projektraums schlank und elegant“, bestätigt Wolfang Müller.
Auch Personen ohne PMG Projektraum-Kennung konnte Wolfgang Müller einbinden. Die E-Mail enthielt dann einen PIN-Code, mit dem sich Bieter einloggen konnten. Der Zugriff war nur auf freigegebene Dateien und innerhalb eines begrenzten Zeitraumes möglich. Letzteren konnte Wolfgang Müller individuell definieren.

Wenn ein Fachplaner oder Architekt einen neuen Planstand in den Projektraum hochgeladen hatte, wurde die vorherige Version gesperrt. Nur der aktuelle Plan stand zum Download bereit. Zudem schickte der PMG Projektraum automatisch eine Informationsmail an vordefinierte Verteiler, so dass sich Projektbeteiligte sofort per Link die richtige Datei herunterladen konnten. Die wbg stellte einen aktuellen und einheitlichen Informationsstand aller Projektmitglieder sicher. Der PMG Projektraum unterstützte die wbg dadurch dabei, Fehlern und Mehrarbeit durch überholte Planstände vorzubeugen. „Ich komme aus der Bauleitung. Da gab es Fälle, wo jemand noch nach Indexstand B gearbeitet hat, wenn der offizielle schon E war“, erzählt Wolfgang Müller. „Mit dem PMG Projektraum gibt es immer nur einen gültigen Plan.“

Der PMG Projektraum protokollierte jede Aktivität revisionssicher. Wolfgang Müller konnte immer nachvollziehen, wer wann welche Informationen eingestellt oder sich über neue Pläne informiert hat. Diskussionen darüber, ob ein Planer Informationen rechtzeitig erhalten hatte, konnten sachlich und effizient geführt werden. „Bei herkömmlichen Cloud-Lösungen hat mir die revisionssichere Dokumentation der Nutzeraktivitäten gefehlt“, erklärt Wolfgang Müller. „Auch deshalb haben wir uns für den Projektraum von PMG entschieden.“

Durch die konsequente Nutzung des PMG Projektraums entstand eine lückenlose Bauakte. Diese wird als digitale Akte eine Grundlage für die Bewirtschaftung der wbg-Wohnungen sein.

Zur Nutzung des PMG Projektraums gehört ein Basis-Support-Paket, in dem das Anlegen neuer Nutzer inklusive ihrer Zugriffsrechte enthalten ist. „In dem anderen Pilotprojekt wurden auch Selbstverständlichkeiten wie das Anlegen neuer Nutzer und das Anpassen von Ordnern oder Zugriffsrechten abgerechnet“, berichtet Wolfgang Müller. „Uns gefällt, dass das bei PMG in der monatlichen Pauschale enthalten ist.“