Das revisionssichere Dokumentenmanagement

Für optimierte Geschäftsprozesse

Bei großen Datenmengen ist das Finden spezifischer Informationen oft langwierig und gestaltet sich aufgrund mangelnder oder fehlender Strukturen als schwierig. Übernehmen Sie mit unserem PMG Dokumentenmanagement die volle Kontrolle über Ihre Daten. Mit unserem DMS können Sie in weniger als einer Sekunde 10.000 Ihrer Dateien per Volltextsuche durchsuchen. Das spart nicht nur bares Geld in Form von Arbeitszeit, sondern schont auch Ihre Nerven. 

Wussten Sie, dass?

30% aller Versuche auf ein bestimmtes Dokument zuzugreifen erfolglos sind, weil dieses falsch abgelegt, verschwunden oder in Bearbeitung ist?

Ein Angestellter im Durchschnitt täglich 20% seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringt, weil diese in unterschiedlichen Systemen abgelegt sind?


Die Ablage von 250 Seiten in Papierform eine Stunde, digital hingegen weniger als 15 Minuten dauert?

Die Recherche nach einem Dokument in Papierform drei Minuten beansprucht, in digitalisierter Form nur 10 Sekunden?


Deutschen Mittelständlern durch Lochen und Abheften von Papierbelegen Kosten in Höhe von 3,2 Milliarden € entstehen?

Dass sich die digitale Archivierung bereits nach einem halben Jahr amortisieren kann?


So profitieren Sie von unserem DMS

01

Erhöhte Schnelligkeit

Gewährleistung der leichten Widerauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumenten-Identifikatoren)

02

Mehr Beständigkeit

Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in "zeitlose" Dateiformate wie TIFF oder PDF/A


03

Rechtskonformität

Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)

04

Einfachheit

Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentenbeautragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-,Freigabe-,Verteil-, und Archivierungs-Workflow


05

Geringere Kosten

Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)

06

Mehr Transparenz

Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen


DMS Vorteile
97% unserer Kunden

sind mit unseren Lösungen zufrieden

Über 35 Mrd. €

verwaltetes Projektvolumen

Über 20 Jahre

Digitalisierungserfahrung

Ihre revisionssichere E-Akte

hochsicher in der Cloud
Silhouetten von Geschäftsleuten mit einer Weltkarte im Hintergrund

Greifen Sie jederzeit weltweit auf Ihre Daten in der E-Akte (elektronische Akte) zu. Eine einheitliche Aktenstruktur ermöglicht Ihnen eine effiziente Verwaltung von Mieter-, Personal-, Kredit-, Projekt- oder Baudokumentations-Unterlagen. Sie definieren individuelle Dokumenten- und Strukturkategorien. Anhand dieser Kategorien finden Sie Dateien sofort. Falls Sie eine Datei mit internen oder externen Partnern teilen möchten, senden Sie einfach eine Informationsmail mit Downloadlink. Eine Check-in/Check-out-Funktion stellt sicher, dass es immer nur eine aktuelle Version eines Dokumentes gibt.

Eine intelligente Lösung

Unzählige Einsatzmöglichkeiten
01

Rechnungen digital verwalten

  • Direkte Digitalisierung eingehender Rechnungen und Gutschriften nach dem Posteingang
  • Medienbruchfreie Weiterleitung und Bearbeitung in Prüf- und Freigabe-Workflows
  • Automatische Zustellung der Rechnungen in elektronischen Postkorb der verantwortlichen Mitarbeiter für Prüfung und Freigabe 
  • Frei definierbare Vertreterregelungen und Eskalationsstufen (z.B. bei Urlaub), damit der Belegfluss nicht ins Stocken gerät
  • Übergabe aller Daten an die Finanzbuchhaltung bei Abschluss des Prüfungsworkflows; keine manuelle Erfassung mehr
02

Revisionssichere E-Mail Archivierung

  • Einhaltung der rechtskonformen Ablage
  • Medienbruchfreie Speicherung der E-Mails
  • Integration von E-Mails und deren Anhängen in bestehende Geschäftsprozesse
  • Ressourceneinsparung und Entschlackung des E-Mail Servers
  • Vermeidung redundanter & Auslagerung unnötiger E-Mail Kommunikation in das DMS
  • Effektivere und schnellere Kommunikation innerhalb von Gruppen und zwischen Einzelpersonen durch das integrierte E-Mail- & Chat-System
03

Zentraler Workspace für Teams

  • Webbasierte Nutzung ohne proprietäre Software
  • Zentrales Hosting in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland
  • Alle Firmendokumente mobil abrufen und bearbeiten
  • Verbesserte Ablagequalität durch automatisierte Ablage von Inhalten zu relevanten Themen (Magnete)
  • Effizientes Wissensmanagement durch schnelle Verfügbarkeit aller notwendigen Informationen
  • Keine Medienbrüche innerhalb der Bearbeitungsprozesse
  • Sicherheit durch Kontrolle und Nachvollziehbarkeit der Zugriffe und Änderungen
04

Workflow-Management

  • Reduzierung der Transport-, Ablage- und Durchlaufzeiten durch digitale Workflows
  • Verkürzte Bearbeitungsabläufe für schnellere Reaktionszeiten und besseren Kundenservice
  • Keine Medienbrüche innerhalb der Bearbeitungsprozesse
  • Schnellere Entscheidungsprozesse durch vollständige Informationsbereitstellung
  • Erhöhung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit durch beschleunigte Geschäftsprozesse
  • Qualitätssteigerung durch zeit- und standortunabhängige Auskunftsfähigkeit
  • Bessere Transparenz und Auskunftsfähigkeit in der Innen- und Außenkommunikation
  • Einsparung von Betriebskosten

Perfekt integriert in Ihr System

Unser DMS verbindet eine sichere Langzeitarchivierung mit einer strukturierten Ablage. Für eine lückenlose Erfassung aller Dateien können Sie beispielsweise Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) über Standardschnittstellen anbinden. Neu erzeugte Dokumente archiviert das DMS umgehend in einer von Ihnen vorgegebenen Ordnerstruktur. Informationen stehen dadurch sofort und standortunabhängig allen Mitarbeitern zur Verfügung. Auf Wunsch digitalisiert PMG auch Schriftverkehr und Akten für eine lückenlose Datenbasis. Für eine bequeme Anmeldung binden Sie unsere Cloudlösung über eine Schnittstelle per LDAP an. Ihre Mitarbeiter loggen sich dann mit ihren Firmenzugangsdaten ins DMS ein. Ein Rechtemanagement stellt sicher, dass sie nur auf Dokumente Zugriff haben, für die sie autorisiert sind. Für Fragen steht Ihnen ein persönlicher Supportansprechpartner bereit. Sie brauchen keine eigene Wartung oder Pflege an den Serversystemen durchzuführen.

Vielfältige Funktionen

Suchfunktionen inkl. Volltextsuche

Rechtemanagement


Integrierter PDF-Viewer

Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten


Revisionssichere Protokollierung aller Aktionen

Frei definierbare Ordnerstruktur


Index, Beschreibung, Metadaten

Firmenzugangsdaten per LDAP nutzen


Explorer-Integration (optional)

Michael Reck
Geschäftsführer von Reck + Gass
Die PMG Plattform war uns vom System her sympathisch. Sie ist nicht so komplex und aufgeblasen. Die Cloud-Lösung hat unsere technischen Anforderungen exakt erfüllt.
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Unser Beratungsteam hilft Ihnen gerne weiter!
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Stephan Seidenberger
PMG | Head of Sales
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