Hochsicherer Datenaustausch

Die SHI Management GmbH ist unabhängiger Portfolio-und Asset Manager für institutionelle Investoren mit fachlichem Schwerpunkt im Markt für Seniorenimmobilien.

Für einen Kunden wollte SHI fünf Pflegeheime mit einem Transaktionsvolumen von 66,8 Millionen Euro veräußern. Die SHI fand schnell einen potentiellen Käufer und bereitete die Due Diligence vor. Für eine effiziente und transparente Kommunikation entschloss sich SHI daher, den PMG Datenraum einzusetzen.

Nach der Evaluation verschiedener Lösungen entschied sich SHI für den PMG Datenraum. „Der PMG Datenraum bot uns die größte Flexibilität und zwar so selbsterklärend, dass wir ohne Probleme Externe einbinden konnten“, erklärte Gabriele Escher, Head of Asset Management. „Zudem überzeugte uns das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis.“

Die Struktur des Datenraumes legte PMG entsprechend der internen Ablagestruktur von SHI an, so dass sich die Mitarbeiter schnell zurechtfanden. PMG unterstützte SHI maßgeblich bei der Befüllung des Datenraumes. Einige Unterlagen, wie Baupläne und Dateien von DVDs wurden von der CDS digitalisiert bzw. übertragen. So konnte sich SHI auf die Verhandlungen konzentrieren.

Insgesamt tauschten neun beteiligte Firmen 479 Dateien mit einem Datenvolumen von 2,2 GB über die PMG Plattform aus. Als Cloud-Lösung konnten die beteiligten Investoren, Rechtsanwälte, Steuerberater und Techniker rund um die Uhr und von jedem Ort aus auf die Daten zugreifen. Diese sind in den deutschen, räumlich getrennten Hochsicherheitszentren von PMG gespeichert. Mehrstufige Sicherheitssysteme inklusive Virenscanner schützen die Dateien vor unbefugtem Zugriff. Eine Übertragung on Informationen erfolgt ausschließlich verschlüsselt.

Über den Datenraum von PMG tauschten die Projektbeteiligten Daten beliebiger Größe schnell und einfach aus. Wenn die Verkäuferseite ein neues Dokument einstellte, versendete der PMG Datenraum automatisch eine Informationsmail mit Downloadlink an vordefinierte Verteiler. So war jeder sofort über neue Dateien informiert und konnte auf sie zugreifen. Das granulare Rechtemanagement der PMG Plattform stellt dabei sicher, dass die Beteiligten nur Zugriff auf Dateien erhalten, für die sie berechtigt sind.

Zum Vertragsabschluss exportierte PMG alle Dateien und die Ordnerstruktur des Datenraumes auf DVDs. Diese DVDs waren Teil der Vertragsunterlagen. Auf ihnen ist eine lückenlose Dokumentation aller Nutzeraktivitäten gespeichert. So kann SHI jederzeit nachweisen, welche Dateien dem Käufer zur Verfügung gestellt wurden. Fragen zu fehlenden Informationen könnte SHI bei Bedarf schnell sachlich klären.

Nach Abschluss des Transaktionsprojektes entschloss sich SHI, permanente Datenräume für ihre 45 Bestandsobjekte einzurichten. In den Datenräumen von PMG sind aktuell mehr als 1 Million Seiten mit einem Datenvolumen von 92 GB gespeichert.
Beim Upload einer neuen Datei wird automatisch die OCR-Erkennung des PMG Datenraumes mitgegeben. Gewünschte Informationen werden also sofort per Volltextsuche gefunden, auch wenn ein Dokument im falschen Ordner abgelegt wurde. Per Informationsmail werden die Informationen schnell und sicher den Partnern und Pächtern zur Verfügung gestellt.