Hohe Transparenz

Aufgrund der Komplexität und Größe des Projektes Kastanienhöfe entschloss sich Allbau, einen Projektraum einzusetzen, um einen einheitlichen sowie aktuellen Informationsstand sicherzustellen und die Kommunikation zu dokumentieren.

Durch eine Empfehlung des Projektsteuerers wurde Stefan Messink, Projektentwickler bei Allbau, auf den PMG Projektraum aufmerksam. Er evaluierte noch andere Lösungen, bevor sich das Wohnungsunternehmen in Abstimmung aller Projektbeteiligten, für PMG entschied. „Der PMG Projektraum bietet alle Funktionen, die wir brauchen. Uns gefallen besonders die automatischen Benachrichtigungen beim Einstellen neuer Informationen und die intuitive Benutzeroberfläche“, so Stefan Messink. „Das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis ist ein weiterer Pluspunkt.“

Speziell für die Kastanienhöfe hat Allbau die Ordnerstruktur und den Planschlüssel in Absprache mit ihren Fachplanern und PMG entwickelt. Der PMG Projektraum legte Dateien automatisch anhand des Planschlüssels ab, so dass die Projektbeteiligten Zeit beim Einstellen sparten. Eine Hochladung von Dateien war ausschließlich mit korrektem Planschlüssel möglich, was mögliche Fehler ausschloss. Dadurch entstand eine lückenlose Dokumentation des Planungsverlaufs. Die Unterlagen übernahm Allbau nach Projektende direkt in das Facility Management.

Als Projektraum Administrator konnte Stefan Messink neue Nutzer anlegen und die Zugriffsrechte bestimmen. Die Möglichkeit, einen temporären Zugang auf den Projektraum zu gewähren, nutze der Projektentwickler unter anderem für das Bieterverfahren für den Generalunternehmer. Er genehmigte sechs Bietern Lesezugriff auf ausgewählte Ordner im Projektraum. Der PMG Projektraum protokolliert alle Nutzeraktivitäten revisionssicher. „Wir konnten nachvollziehen, wer sich wann, was, wie detailliert angeschaut hat“, erklärte Stefan Messink. „So konnten wir erkennen, wer wirklich Interesse hat.“

„Im Vergleich zu anderen Projekten sind viele Rückfragen zum aktuellen Planstand nicht nötig, da dieser eindeutig im Projektraum zu finden ist“, resümierte Stefan Messink. „Eine weitere Zeitersparnis ergibt sich durch den Wegfall einiger Termine vor Ort in Essen.“ Mithilfe des PDF-Viewers von PMG stimmten sich die Planer zu Änderungen telefonisch ab, so dass ein persönlicher Termin oft nicht notwendig war.